ADI CONSULTORES ALICANTE: ¡CON NUESTROS MEJORES DESEOS!

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ADI CONSULTORES ALICANTE: OUTSOURCING

ADI CONSULTORES ALICANTE: OUTSOURCING: En nuestra sección DICCIONARIO, hoy "traducimos" qué significa y, sobre todo, para qué sirve el OUTSOURCING . En nuestro idi...

UN EJEMPLO REAL

En una empresa de ferretería, con miles de referencias, ¿Cómo encontraríamos la factura con el precio de la compra que realizamos el pasado año de un determinado artículo?  
Supongamos que se solo sabemos que se trata de un exprimidor.

CON EL MÉTODO TRADICIONAL

1.- Buscaríamos en el ordenador la ficha de movimiento del artículo para ver los movimientos de entrada del pasado año (si no sabemos el modelo tendríamos que buscar en cada uno de los modelos de esa marca)

2.- Una vez localizados los movimientos tendríamos que ir al archivo del pasado año y buscar en las facturas recibidas de ese proveedor la factura donde nos facturó ese artículo o artículos.

¿Cuánto tiempo habremos empleado en localizar lo que buscamos? ¿Y si la factura no está en su sitio?

CON UN BUEN GESTOR DOCUMENTAL

1.- Introducimos en el buscador los datos de que disponemos del artículo que buscamos: “EXPRIMIDOR”. El software de gestión documental nos facilitará en pocos segundos los documentos en los que figura el texto introducido y nos facilitará el acceso a poder verlos en la pantalla. Así de fácil, así de rápido. Cambiaremos el buscar por el encontrar.

¿QUÉ ES UN GESTOR DOCUMENTAL?

Todos los que nos dedicamos a esto de “los papeles”, administrativos, contables, asesores, etc., hemos oido hablar en más de una ocasión de la gestión documental. Algunos incluso nos hemos interesado por ella y estamos inmersos en su implantación en nuestra empresa y en las de nuestros clientes, pero...

¿Qué es un gestor documental? 

La respuesta es tan fácil y sencilla que posiblemente nunca nos la hemos planteado. NOSOTROS MISMOS SOMOS UN GESTOR DOCUMENTAL.SÍ, cada día gestionamos un montón de documentos (facturas, nóminas, justificantes bancarios, etc.), ¡¡SOMOS UN GESTOR DE DOCUMENTOS!!.

Ahora bien, otra cosa es un (BUEN, no todo vale) SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Básicamente hace lo mismo que nosotros pero con una gran diferencia, una vez en nuestro ordenador,  LOS DOCUMENTOS SIEMPRE ESTARÁN AHÍ, DISPONIBLES, A NUESTRO ALCANCE.

En la gestión diaria de los papeles (recepción, revisión , contabilización, archive, etc.), ¿cuántas veces hemos tenido que buscar un papel y no lo hemos localizado?, siempre cuando más falta hace, y surge la pregunta…¿dónde lo habré puesto? ¿Cuántas, cuando ya lo necesitamos, aparece como por arte de mágia?.. ¿cuantás estaba en el lugar en el que hemos buscado una y otra vez? ¿cuánto tiempo hemos empleado en buscarlo?

Con un buen software de gestión documental y el hardware adecuado, solo tendremos que introducir el documento en nuestro ordenador y cambiaremos el buscar por el encontrar. ¡Tan fácil como puede ser buscar en Google!

En la siguiente entrada facilitaremos un ejemplo realizado sobre una búsqueda real en una empresa de ferretería con miles de referencias de artículos.

DINO Y GENO

Os presentamos a DINO y GENO, los personajes a través de los que vamos a ir conociendo la gestión documental y la oficina (casi) sin papeles. 

Este es DINO. DINO es el contable de una pequeña empresa y nos llevará a través de las soluciones tradicionales de la gestión de los documentos su empresa, la recepción de los documentos, su comprobación, contabilización, archivo, etc.

Esta es GENO. GENO desarrolla las mismas funciones que DINO en su empresa pero aplicando soluciones de gestión documental y oficina sin papeles. GENO nos dará a conocer las ventajas de dicha gestión y nos resolverá dudas de la misma.

CON Y SIN GESTIÓN DOCUMENTAL

Un video con el repaso a las ventajas y diferencias de trabajar con un sistema de gestión documental o no hacerlo. ¿en qué consiste la gestión documental?

INICIO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En este video poder dar los primeros pasos para conocer los beneficios de la implantación de la gestión documental en nuestro negocio, por pequeño que este sea.